Polityka Prywatności

I. Postanowienia ogólne

Wprowadzenie

1. Celem niniejszego dokumentu jest zapewnienie dla osób, których dane są przetwarzane, w dowolnym czasie, w przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej informacji w zakresie między innymi: celów i podstaw prawnych przetwarzania, okresów przechowywania danych oraz przysługujących im praw.

2. Niniejsza Polityka prywatności ma zastosowanie do wszystkich sytuacji, w których TOUCAN TRADE LTD mającą siedzibę w: 98 Reginal Road DN15 8PF Scunthorpe, United Kingdom wpisana do Brytyjskiego Rejestru Spółek pod numerem: 11731980, jest administratorem danych osobowych i przetwarza dane osobowe.

Definicje

3. Chcąc przybliżyć pojęcia, które pojawią się na łamach tego dokumentu, wyjaśniamy:

a. Dane osobowe – to wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, do takich danych zaliczamy

m.in

.: imię i nazwisko, adres e-mail, adres do dostawy, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy, numer telefonu.

b. Przetwarzanie – to każda czynność wykonywana na danych osobowych, niezależnie od tego, czy to w sposób zautomatyzowany, czy nie, za przetwarzanie uznajemy

m.in

.: zbieranie danych, przechowywanie, modyfikowanie, przeglądanie, wykorzystywanie, usuwanie.

Administrator, Dane kontaktowe

4. Administratorem danych osobowych podmiotów określonych w pkt II – jest TOUCAN TRADE LTD mającą siedzibę w: 115 Frodingham Road DN15 7JT Scunthorpe, United Kingdom wpisana do Brytyjskiego Rejestru Spółek pod numerem: 11731980, zwany dalej Administratorem.

5. Z Administratorem można kontaktować się we wszystkich sprawach związanych z ochroną danych osobowych listownie, na adres wskazany powyżej w pkt 4, oraz w ramach komunikacji elektronicznej na następujący adres mailowy:

[email protected]

Zasady

6. Administrator przetwarza dane osobowe z uwzględnieniem następujących zasad:

a. Dane przetwarzane są tyko wtedy, gdy istnieją przesłanki dające podstawę do przetwarzania,

b. Dane zbierane są tylko w określonych, komunikowanych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób sprzeczny z tymi celami,

c. Zakres zbieranych danych jest ograniczony do niezbędnego minimum pozwalającego na realizację założonego celu,

d. Dane przechowywane są tylko przez okres niezbędny do osiągnięcia celu, z zastrzeżeniem sytuacji, gdy przepisy prawa tego wymagają lub występują inne podstawy uzasadniające ich dalsze przetwarzanie,

e. Przetwarzane dane są uaktualniane,

f. Stosowane są środki techniczne i organizacyjne mające zapewnić odpowiednie bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych, w tym, ochronę przed niedozwolonym i niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem,

g. Dane mogą być przekazane podmiotom, z którymi współpracujemy, a to: dostawcom odpowiedzialnym za obsługę systemów informatycznych, bankom, operatorom płatności, podmiotom świadczącym usługi księgowe, marketingowe, prawne, podatkowe, audytowe, kurierom oraz podmiotom powiązanym kapitałowo.

7. Niezależnie od nin. Polityki prywatności, która jest dostępna na stronach internetowych Administratora, Administrator wypełnia obowiązek informacyjny – zgodnie z art. 13 i 14 RODO poprzez przekazanie osobom, których dane dotyczą stosownych informacji przed zebraniem od nich danych, np.: w momencie zapisywania się na newsletter, składania zamówienia na usługę, składania zamówień na towar, wypełniania formularza kontaktowego, przesłania wiadomości e-mail z zapytaniem bądź reklamacją lub w odpowiednich terminach – w przypadku, gdy dane nie są zbierane bezpośrednio od osób, których dotyczą.

8. Niniejsza Polityka prywatności zawiera szczegółowe informacje o przetwarzaniu przez Administratora danych osobowych poszczególnych kategorii osób: klientów na rzecz których świadczona jest usługa drogą elektroniczną, subskrybentów newslettera, osób kontaktujących się z Administratorem telefonicznie, mailowo, zwykłą pocztą i pocztą kurierską oraz osób, z którymi kontaktuje się Administrator mailowo, telefonicznie oraz pisemnie za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub kurierskiej.

9. Informacje na temat przetwarzania danych osobowych osób odwiedzających strony internetowe prowadzone przez Administratora w związku z danymi gromadzonymi za pośrednictwem plików cookies znajdują się w dokumencie Polityka plików cookies.

II. Postanowienia szczególne

1. Cele przetwarzania danych osobowych

Administrator przetwarza podane dane osobowe w następujących celach:

a) zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie przez Administratora usługi elektronicznej;

b) ewentualnie dochodzenie roszczeń związanych z zawartą umową o świadczone usługi;

c) wystawienie dla klienta faktury lub faktury VAT EU;

d) wysyłanie newslettera z informacjami o produktach i usługach Administratora;

e) uczestniczenia w projektów lojalnościowych;

f) uczestniczenia w akcjach promocyjnych;

g) zapewnienia kontaktu z Administratorem, w tym za pomocą formularza kontaktowego umieszczonego na stronie Administratora lub w formie komunikacji e-mail lub telefonicznej;

h) prowadzenie analiz statystycznych/ badań , monitorowanie aktywności Użytkowników na stronie internetowej, w szczególności dopasowanie ofert zgodnie z uprzednio przeglądanymi treściami;

i) zapewnienie bezpieczeństwa systemu

2. Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Administrator przetwarza dane osobowe w oparciu o następujące podstawy prawne:

a) niezbędność przetwarzania danych do zawarcia i wykonywania umowy świadczenia usługi elektronicznej oraz udziału w programach lojalnościowych (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO)

b) niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora; uzasadnionym interesem administratora jest możliwość dochodzenia przez niego roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO)

c) niezbędność przetwarzania danych w celu spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa, a to wystawienia dokumentu zakupu (faktury VAT, faktura, paragon, rachunek) – (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO)

d) zgoda na otrzymywanie informacji o produktach i usługach Administratora – newsletter (art. 6 ust. 1 pkt a) RODO, którą w każdej chwili można wycofać, przy czym, wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem

e) Realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f)- jeżeli chodzi o cele przetwarzania wskazane w ust.1 f)-i) powyżej, prawnie uzasadnionym celem administratora jest: marketing bezpośredni własnych produktów lub usług, zapewnienie kontaktu, zapewnienie bezpieczeństwa systemu, prowadzenie analiz statystycznych.

3. Źródła pozyskania danych osobowych

Administrator pozyskuje dane osobowe:

a) Bezpośrednio od osób, których dane dotyczą;

b) Od podmiotów trzecich – kontrahentów, z którymi zawarte są umowy i wyznaczyły osoby kontaktowe lub odpowiedzialne za ich realizację lub osób które działają jako organy osób prawnych

4. Okres przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora przez okres niezbędny do osiągnięcia celu, a dłużej o ile przepis prawa tego wymaga lub jest to zasadne ze względu na uzasadniony interes administratora. W szczególności dane będą przetwarzane przez następujące okresy:

a) realizacji umowy świadczenia usługi elektronicznej oraz udziału w programie lojalnościowym, a później do czasu wygaśnięcia roszczeń związanych z tą umową lub do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikającego z przepisów prawa, w szczególności obowiązku przechowywania dokumentów księgowych dotyczących umowy

b) dane podane w celu wysyłania informacji o produktach i usługach oferowanych przez Administratora- do momentu wycofania zgody

c) w przypadku kontaktu z Administratorem w celu prowadzenia komunikacji lub korespondencji zw. z działalnością Administratora, przez okres 30 dni od otrzymania zapytania, względnie 30 dni od ostatniego kontaktu wykonanego w kontynuacji korespondencji

d) w przypadku uczestniczenia w akcjach promocyjnych przez okres trwania akcji oraz do mementu zgłaszania reklamacji z niej wynikających

e) w przypadku opisanym w pkt II.1. lit. h) i i) do momentu wycofania zgody

5. Odbiorcy danych osobowych

Administrator będzie przekazywał dane osobowe podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie administratora, w tym dostawcom usług IT, usług księgowych, usług marketingowych – przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z administratorem i wyłącznie zgodnie z poleceniami administratora. Dane osobowe będą przetwarzane przez pracowników Administratora oraz osoby upoważnione przez Administratora, które przeszły odpowiednie przeszkolenie z zakresu zasad ochrony danych osobowych. Dane osobowe będą w określonych przypadkach przekazywane firmom windykacyjnym, bankom, operatorom obsługującym płatności bankowe, operatorom pocztowym.

6. Przekazywanie danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dane osobowe nie będą przekazywane do odbiorców znajdujących się w państwach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym z wyjątkiem Wielkiej Brytanii, Szwajcarii i Norwegii.

7. Prawa przysługujące osobom, których dane dotyczą

Osobom, których dane są przetwarzane przysługują następujące prawa:

a) prawo dostępu do danych oraz prawo żądania ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania;

b) w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest przesłanka prawnie uzasadnionego interesu administratora, przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania.

c) w zakresie, w jakim dane są przetwarzane w celu zawarcia i wykonywania umowy / świadczenia usług oraz dane przetwarzane są na podstawie zgody, a do przetwarzania dochodzi w sposób zautomatyzowany – przysługuje prawo do przenoszenia danych osobowych, tj. do otrzymania od administratora, danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego; można przesłać te dane innemu administratorowi danych.

d) w zakresie, w jakim dane są przetwarzane w celu wysyłania informacji o produktach i usługach oferowanych przez Administratora, przysługuje prawo do cofnięcia zgody w każdym czasie; wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

e) prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu skorzystania z praw opisanych w lit. a) – d) proszę skontaktować się z Administratorem – dane kontaktowe wskazane w pkt I (część ogólna) ppkt 4 i 5 powyżej.

8. Dobrowolność podania danych osobowych

a) Podanie danych osobowych w związku z zawieranymi umowami jest dobrowolne, lecz bez podania danych osobowych, nie jest możliwe zawarcie i wykonanie umowy.

b) Podanie danych osobowych w celu wysyłania informacji o produktach i usługach oferowanych przez Administratora, udziału w programach lojalnościowych jest dobrowolne.

c) Podanie danych osobowych w celu prowadzenia kontaktu/korespondencji z Administratorem jest dobrowolne, jednak ich niepodanie uniemożliwi kontakt ze strony Administratora, prowadzenie z nim korespondencji i udzielenie informacji na zadane pytanie.

9. Profilowanie i automatyczne podejmowanie decyzji

Administrator nie będzie wykorzystywał podanych danych osobowych w celu zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO .

III. Postanowienia końcowe

1. W razie jakichkolwiek pytań, wątpliwości, zastrzeżeń związanych z treścią nin. Polityki prywatności lub sposobu w jaki przetwarzamy dane osobowe, pozostajemy do Państwa dyspozycji i prosimy o przesłanie maila w tym przedmiocie lub o kontakt listowny na adresy podane w pkt I ppkt 2 i 5.

2. Polityka prywatności będzie poddawana procesowi stałego przeglądu i ew. zmian w sytuacji, gdy okaże się to niezbędne w związku z nowymi przepisami prawa, nowymi wytycznymi organów odpowiedzialnych za nadzór nad ochroną danych osobowych. Zastrzegamy również możliwość zmiany niniejszej Polityki prywatności w przypadku zmiany sposobów, celów lub podstaw prawnych przetwarzanych danych osobowych.

3. Ostatnia wersja niniejszego dokumentu z dnia 01.09.2023 r.